DATEV hat zwei Lohnprogramme für Kanzleien: Lohn und Gehalt rechnet vor Ort in der Kanzlei, LODAS erfasst in der Kanzlei und rechnet im DATEV-Rechenzentrum. Beide werden auf einem Windows-Server installiert. Bei uns läuft dieser Server als eigene virtuelle Umgebung Ihrer Kanzlei; Ihre Lohnsachbearbeitung meldet sich per Remote Desktop (Terminalserver, Microsoft RDS) an, im Büro oder zu Hause. Gesucht wird das auch als DATEV LODAS Hosting oder DATEV Lohn Cloud – nicht zu verwechseln mit DATEV Lohn, der Cloud-Lösung, die DATEV selbst entwickelt. Lizenz, Fachsupport und Rechenzentrum bleiben bei der DATEV eG.
Wie wir DATEV Lohn und Gehalt auf dem Terminalserver aufbauen
DATEV setzt in fremden Rechenzentren ein Domänennetzwerk voraus. Jede Kanzlei bekommt bei uns deshalb eine eigene Windows-Domäne auf eigenen virtuellen Servern. Das gibt es ab dem Paket Professional; ein einzelner Server ohne eigene Domäne genügt dafür nicht. Der DATEV-Server mit Lohnbeständen und Ablage läuft getrennt vom Domänencontroller, der Terminalserver trägt nur die Sitzungen, und alle drei Server spiegeln wir alle 15 Minuten auf einen zweiten Server.
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Den DATEV-Server richten wir nach der DATEV-Empfehlung für fremde Rechenzentren aus: hohe Speicherleistung und hohe Grundtaktung der Prozessoren. Das zählt vor allem bei Lohn und Gehalt, weil dort die Abrechnung selbst in Ihrer Umgebung läuft. Bei LODAS zählt die Verbindung, wenn am Monatsende viele Mandate gleichzeitig ans DATEV-Rechenzentrum gehen.
Lohntermine und Wartungsfenster
Die Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher bei der Krankenkasse sein. Daran richten wir den Betrieb aus:
- Keine geplanten Updates in den letzten Arbeitstagen vor dem Beitragsnachweis, außer DATEV verlangt ein Update für die laufende Abrechnung.
- Jahreswechselprogramme so früh, dass die Januarabrechnung ohne Wartezeit läuft – zuerst auf dem DATEV-Server, dann auf jedem Terminalserver, mit Sicherung davor.
- Umzug in der ersten Monatshälfte, nie im Dezember oder Januar.
Wer zum Monatsende auch außerhalb der Bürozeiten abgesichert sein will, bucht die Notfall- und Fristen-Bereitschaft als Zusatzleistung; in Premium ist sie enthalten. Alle Pakete stehen unter Preise.
Wer ist zuständig, wenn die Lohnabrechnung hakt?
- Wir kümmern uns um Server, Domäne, Netzwerk, Druck, Sicherung, Updates und die Verbindung zum DATEV-Rechenzentrum und machen bei Störungen die Erstanalyse.
- Der DATEV-Support beantwortet Fragen zu Lohnarten, Beiträgen, Meldungen und Rückmeldungen.
- Liegt die Ursache bei DATEV, im Programm oder im Rechenzentrum, öffnen wir den Fall gemeinsam mit Ihnen beim DATEV-Support und liefern die technischen Angaben.
Laufen weitere DATEV-Programme in Ihrer Kanzlei, gehören sie in dieselbe Umgebung – siehe DATEV Hosting und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Wie sich das von einer Lösung aus dem DATEV-Rechenzentrum unterscheidet, steht im Ratgeber DATEVasp-Alternative.
Ehrlich gesagt: unsere Erfahrung mit DATEV Lohn
Unsere eigene Kanzleigruppe ist Buchmeister, eine Steuerkanzlei-Gruppe mit rund 50 Mitarbeitenden. Ihre IT betreiben wir selbst: Terminalserver, SQL Server und Active Directory für ADDISON, auf den Terminalservern zusätzlich das DATEV-Sicherheitspaket. Lohn und Gehalt und LODAS kennen wir aus den DATEV-Vorgaben, nicht aus eigenem Betrieb. Darum gehört zu jedem Projekt ein Pilotbetrieb, in dem Ihre Lohnsachbearbeitung eine Probeabrechnung rechnet, Daten an DATEV überträgt und Abrechnungen druckt, bevor die Kanzlei umzieht.
Wie ein Umzug ohne Unterbrechung der Lohnabrechnung abläuft, steht im Ratgeber Kanzleiserver umziehen. Weitere Programme für Steuerkanzleien finden Sie unter Hosting für Steuerberater.
