DATEV DMS ist das Dokumentenmanagement der DATEV eG: Mandantenpost, E-Mails und Scans liegen mandantenbezogen in einer Datenbank statt in Ordnern auf einem Laufwerk. Beim DATEV DMS Hosting liegt diese Datenbank auf Ihrem DATEV-Server in unserem Cluster, das Programm läuft auf dem Terminalserver (Microsoft Remote Desktop Services). Andere Bezeichnungen sind DATEV DMS Terminalserver oder DATEV DMS Cloud.
Wie wir DATEV DMS auf dem Terminalserver aufbauen
DATEV DMS ist kein eigenes Paket, sondern läuft auf dem DATEV-Server Ihrer Kanzlei mit. DATEV richten wir ab dem Paket Professional ein, weil DATEV ein Domänennetzwerk verlangt und ein einzelner Server ohne eigene Domäne dafür nicht genügt. Professional bringt drei Server mit: Domänencontroller, Terminalserver für DATEV, Office und Outlook und einen eigenen DATEV-Server für Ablage und die SQL-Datenbanken von Rechnungswesen, Lohn und DMS, alle 15 Minuten auf einen zweiten Server gespiegelt. So konkurriert die DMS-Datenbank nicht mit den Sitzungen der Mitarbeitenden um Arbeitsspeicher und Festplattenzugriffe. Wie die übrigen DATEV-Programme zusammenspielen, beschreibt die Seite DATEV Hosting.
DATEVasp oder eigener Terminalserver?
Wer ohnehin vollständig bei DATEVasp arbeitet, bekommt DMS dort mit dem Zusatzmodul aus einer Hand. Ein eigener Terminalserver passt, wenn neben DATEV weitere Programme auf demselben Desktop laufen sollen und Sie Datenbanken und Ablage beim Wechsel vollständig mitnehmen wollen. Den Vergleich mit Zahlen aus der DATEV-Preisliste finden Sie im Ratgeber DATEVasp-Alternative, die Office-Lizenzierung im Ratgeber Office auf dem Terminalserver.
Wer ist zuständig, wenn DATEV DMS hakt?
- Wir: Server, SQL-Datenbanken, Speicher, Sicherung, Office, Outlook und Zugang, dazu die Erstanalyse, wenn Ablage oder Suche hakt.
- Die DATEV eG bzw. Ihr DATEV-Berater: Bedienung, Ordnungsregeln und Dokumentenrechte.
- Fehler im DMS selbst bereiten wir mit Version, Datenbankgröße und Fehlermeldung für den DATEV-Programmservice auf.
Ehrlich gesagt: unsere Erfahrung mit DATEV DMS
In unserer eigenen Kanzleigruppe arbeiten wir mit ADDISON; aus der DATEV-Welt betreiben wir dort nur das DATEV-Sicherheitspaket. Den Umzugstermin legen wir deshalb erst fest, wenn Outlook-Ablage, Scan-Eingang und Suche im Pilotbetrieb mit einer Kopie Ihrer Datenbanken funktionieren. Pakete und Zusatzleistungen stehen unter Preise, weitere Programme für Steuerkanzleien unter Hosting für Steuerberater.
