Was kostet ein Terminalserver für die Kanzlei?

Die kurze Antwort: Der Preis hängt daran, wer was betreut

Ein Terminalserver (technisch: Remote Desktop Services, kurz RDS; in Angeboten oft „Kanzlei-Cloud“ oder ASP genannt) ist ein Windows-Server, auf dem die Kanzleisoftware, Office und die Daten zentral laufen. Die Mitarbeitenden arbeiten per Fernzugriff darauf, im Büro wie im Homeoffice. Was das kostet, hängt weniger an der Technik als an der Frage, wer was betreut – und wen Sie erreichen, wenn morgens die Anmeldung nicht funktioniert.

Am Markt gibt es drei Modelle, die sich im Leistungsumfang stark unterscheiden:

Ein Monatspreis lässt sich deshalb nur vergleichen, wenn derselbe Leistungsumfang dahinter steht. Die wichtigsten Fragen: Wie oft wird gesichert und gespiegelt, wie schnell läuft die Kanzlei nach einem Ausfall wieder, wer spielt die Updates der Fachsoftware ein, und wird Support nach Minuten abgerechnet?

Was 5, 10 und 20 Arbeitsplätze bei KLBX Cloud kosten

Netto pro Monat bei 12 Monaten Laufzeit, ohne Lizenz der Fachsoftware:

Bis 10 Mitarbeitende rechnen wir mit Professional, ab 11 mit Premium (bei RA-MICRO ab 9, weil der Hersteller höchstens 8 Benutzer je Terminalserver vorgibt), Preisstand Oktober 2026. Sie enthalten Windows-Server- und Remote-Desktop-Lizenzen, die Spiegelung alle 15 Minuten auf einen zweiten Server, eine tägliche verschlüsselte Sicherung, Updates von Windows und Fachsoftware im vereinbarten Umfang außerhalb der Arbeitszeit sowie einen festen Ansprechpartner (Mo–Fr 8–18 Uhr) ohne Minutenabrechnung. Für Kanzleisoftware beginnen wir bewusst beim Paket Professional, auch bei 3 Arbeitsplätzen: Fachsoftware braucht eine Domäne (Active Directory) für Anmeldung und Gruppenrichtlinien, eine Datenbank getrennt vom Terminalserver und eine Spiegelung auf einen zweiten Server. Ein einzelner Server ohne Domäne leistet das nicht. Die Aufschlüsselung je Posten finden Sie unter Preise für Kanzlei-Hosting.

So setzt sich der Preis bei KLBX Cloud zusammen

Welches Paket passt, hängt von der Zahl Ihrer Mitarbeitenden ab: bis 10 Professional, ab 11 Premium. Der Monatspreis besteht aus vier Teilen:

1. Paket nach Größe: Professional (790 €) ist für Kanzleien bis 10 Mitarbeitende, mit Domänencontroller, einem Terminalserver, Datei- und Datenbankserver und Spiegelung alle 15 Minuten. Premium (1.090 €) ist für Kanzleien ab 11 bis 30 Mitarbeitende: Es hat mindestens zwei Terminalserver mit Lastverteilung – fällt einer aus, wird auf dem anderen weitergearbeitet –, bewahrt Sicherungen länger auf, verkürzt den Wiederanlauf auf bis 30 Minuten und enthält die Notfall- und Fristen-Bereitschaft. Basis (340 €) ist ein einzelner Server ohne Domäne für Office und einfache Programme, bis 10 Mitarbeitende – für Kanzleisoftware setzen wir es nicht ein.
2. 3 Mitarbeitende inklusive: in jedem Paket dieselbe Zahl.
3. Jede weitere Person zum festen Betrag: 79 € im Monat, weil an jedem Arbeitsplatz Lizenzen für Windows und Remote Desktop sowie Rechenleistung und Speicher hängen. Bei RA-MICRO reicht Professional bis 8 Mitarbeitende, weil der Hersteller höchstens 8 Benutzer je Terminalserver vorgibt; ab 9 ist Premium das passende Paket.
4. Microsoft 365: kommt immer hinzu, entweder Business Premium über uns für 24,90 € je User oder Ihr eigenes Abo.

Ab 31 Arbeitsplätzen erstellen wir ein individuelles Angebot. Wer DATEV einsetzt und zwischen DATEVasp, PARTNERasp, SmartIT und eigenem Hosting abwägt, findet die Modelle nach Leistung verglichen im Ratgeber Alternativen zu DATEVasp.

Was im Preis stecken sollte: Betriebssicherheit und Erreichbarkeit

Für eine Kanzlei ist der teuerste Posten selten die Monatsrechnung, sondern ein Vormittag, an dem niemand arbeiten kann – kurz vor einer Frist oder zum Monatsende. Diese Punkte entscheiden darüber, wie lange ein Ausfall dauert und wen Sie erreichen. Bei KLBX Cloud gilt laut Leistungsbeschreibung:

Die Server überwachen wir rund um die Uhr automatisiert. Fragen Sie jeden Anbieter nach denselben Werten – schriftlich, als Teil des Vertrags.

Worauf es bei einer Pauschale ankommt: ein Beispiel aus der Praxis

Eine Anwaltskanzlei mit vier bis fünf Arbeitsplätzen zahlte bei einem spezialisierten Anbieter eine monatliche Pauschale. Die Rechnung nennt nur „gemäß Vereinbarung“, ohne Aufschlüsselung. Die Rechnung liegt uns vor; den Namen des Anbieters nennen wir nicht.

Auffällig ist nicht der Betrag, sondern was fehlt: Ob Microsoft 365 enthalten ist, ob Updates der Kanzleisoftware abgedeckt sind, wie oft gesichert wird, wie lange Sicherungen aufbewahrt werden und wie schnell die Kanzlei nach einem Ausfall wieder arbeitet, geht aus der Rechnung nicht hervor.

Dieselbe Größe bei KLBX Cloud, aufgeschlüsselt:

Wichtig für einen fairen Vergleich: Klären Sie, ob in einer Pauschale die Lizenz der Fachsoftware steckt. Ist das so, müssen Sie diese Lizenz bei jedem anderen Anbieter hinzurechnen.

Fünf Jahre im Vergleich: Miete, Hersteller-ASP, Komplettbetrieb, eigener Server

Ein Monatspreis sagt wenig, solange Einrichtung, Nebenkosten und eigener Aufwand fehlen. Für eine Entscheidung rechnen Sie am besten über fünf Jahre, denn das ist auch die übliche Nutzungsdauer eines eigenen Servers.

Für KLBX Cloud ergibt sich der Fünf-Jahres-Betrag bei 5 Arbeitsplätzen so: 60 Monate × 1.072,50 € plus einmalig 1.290 €. Weitere Kosten entstehen nur für gebuchte Zusatzleistungen, etwa eine Standortanbindung für Drucker und Scanner (25 € je Standort / Monat).

Was ein eigener Server über fünf Jahre wirklich kostet

Beim eigenen Server unterschätzen viele Kanzleien die laufenden Posten. Eine pauschale Summe nennen wir bewusst nicht, weil Hardware-Angebote und Stundensätze der Systemhäuser stark schwanken. Nehmen Sie stattdessen diese Liste und tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein:

• Hardware: Server mit gespiegelten Festplatten, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Sicherungsgerät. Nach etwa fünf Jahren ist der Ersatz fällig.
• Microsoft-Lizenzen: Windows Server Standard (Microsoft nennt als Richtpreis 1.176 US-Dollar für 16 Kerne), dazu je Benutzer eine Windows-Server-Zugriffslizenz und eine Remote-Desktop-Zugriffslizenz; bei Bedarf SQL Server.
• Einrichtung und Umzug: Stunden des Systemhauses, oft an mehreren Tagen.
• Laufende Betreuung: Windows-Updates, Updates der Fachsoftware, Prüfung der Sicherung – meist nach Stunden Ihres Systemhauses.
• Sicherung außer Haus: Ohne Kopie an einem zweiten Ort hilft die Sicherung bei Brand, Wasserschaden oder Verschlüsselungstrojaner nicht.
• Stillstand: Fällt der Server aus, steht die Kanzlei, bis Ersatzteil und Techniker da sind. Diese Stunden tauchen in keiner Rechnung auf.

Unser Rat: Legen Sie die Rechnungen Ihres Systemhauses der letzten zwölf Monate neben den Hardware-Kaufpreis. Erst diese Summe ist mit einem Monatspreis für den Komplettbetrieb vergleichbar.

Welche Nebenkosten Sie im Angebot prüfen sollten

Die meisten Unterschiede entstehen nicht im Grundpreis, sondern in den Posten daneben. Prüfen Sie in jedem Angebot:

1. Microsoft 365: Auf einem Terminalserver ist Microsoft 365 nur mit Lizenzen zulässig, die die gemeinsame Aktivierung erlauben (zum Beispiel Business Premium); die andere Möglichkeit ist Office über eine Volumen- oder Mietlizenz. Bei KLBX Cloud kostet Business Premium 24,90 € je Benutzer und Monat zusätzlich. Details erklärt der Ratgeber Office auf dem Terminalserver.
2. Support: Ist Hilfe bei Anwenderfragen enthalten oder wird je Viertelstunde abgerechnet? Ein Kontingent von wenigen Stunden ist schnell aufgebraucht.
3. Updates der Fachsoftware: Wer spielt sie ein, wann, und kostet das extra? Bei Steuerkanzleien sind die Updates zum Jahreswechsel entscheidend, bei Anwaltskanzleien Updates, die Gebührentabellen oder die beA-Schnittstelle betreffen.
4. Einrichtung und Datenübernahme: Festpreis oder Stunden? Bis zu welcher Datenmenge?
5. Notfälle außerhalb der Bürozeiten: Viele Anbieter rechnen mit Zuschlägen. Bei KLBX Cloud kostet ein Notfalleinsatz ohne gebuchte Bereitschaft 160 € je Stunde; die Notfall- und Fristen-Bereitschaft gibt es für 89 € / Monat und ist im Paket Premium enthalten.
6. Ausstieg: Bekommen Sie Ihre Daten am Vertragsende vollständig und ohne Aufpreis zurück?

Was den Preis nach oben oder unten bewegt

• Anzahl der Arbeitsplätze: Bei KLBX Cloud enthält jedes Paket 3 Arbeitsplätze; jeder weitere kostet einen festen Betrag von 79 € im Monat; Professional reicht bis 10 Arbeitsplätze, Premium bis 30. Der Preis je Kopf sinkt also nur, weil sich der Paketpreis verteilt. Der Preis je Platz hat einen Grund: An jedem Arbeitsplatz hängen Lizenzen für Windows und Remote Desktop sowie Rechenleistung und Speicher.
• Datenbank: Die kostenlose Express-Version von SQL Server begrenzt jede Datenbank auf 10 GB. Wird sie größer oder empfiehlt der Hersteller es (etwa bei ADDISON), ist SQL Server Standard nötig, bei KLBX Cloud für 24 € je User / Monat.
• Laufzeit: Monatlich kündbar ist teurer. Das Paket Professional kostet monatlich kündbar 990 €, mit 12 Monaten Laufzeit 790 €.
• Ausfallsicherheit: Eine Spiegelung auf einen zweiten Server (bei KLBX Cloud in jedem Kanzlei-Paket alle 15 Minuten), ein zweiter Terminalserver mit Lastverteilung (bei KLBX Cloud im Paket Premium) oder ein kürzeres Spiegelungsintervall erhöhen den Preis, verkürzen aber den Stillstand bei einem Defekt.
• Peripherie: Scanner, Diktiergeräte und Kartenleser (beA-Karte, DATEV SmartCard) brauchen zusätzliche Einrichtung und manchmal eine Standortanbindung. Für beA gibt die BRAK am Terminalserver offiziell nur Citrix auf Windows Server 2022 frei; testen Sie es deshalb vor dem Umzug, siehe beA am Terminalserver.

Für welche Kanzlei welches Modell passt

Server-Miete passt, wenn Sie ein Systemhaus haben, das die Fachsoftware ohnehin betreut, und Sie den Aufwand dafür kennen. Hersteller-ASP passt, wenn Sie ausschließlich mit einer Software arbeiten und das Angebot des Herstellers Ihre Größe abdeckt. Ein eigener Server kann sich lohnen, wenn Sie IT-Wissen im Haus haben und Ausfälle selbst auffangen können.

Ein betreuter Komplettbetrieb passt, wenn Sie mehrere Programme nutzen (Kanzleisoftware, Diktat, DMS, Office), einen festen Ansprechpartner wollen und die Kosten vorab kennen möchten. Diesen Betrieb bieten wir an: KLBX Cloud betreibt die IT der eigenen Kanzleigruppe, Buchmeister, eine Steuerkanzlei-Gruppe mit rund 50 Mitarbeitenden, selbst und richtet sich vor allem an Kanzleien und Unternehmen mit etwa 1 bis 30 Arbeitsplätzen. Was in welchem Paket steckt, sehen Sie unter Kanzlei-Hosting. Wenn Sie Ihren eigenen Server ablösen möchten, beschreibt der Ratgeber zum Umzug des Kanzleiservers die Schritte; die berufsrechtlichen Fragen klärt Kanzlei-IT auslagern und Berufsrecht.